En gestion de la paie, comment organiser le maintien de la couverture santé et prévoyance des salariés après la rupture de leur contrat de travail .

Toutes les adhérents au Medef, ou la CGPME ou l'UPA doivent maintenir la couverture santé et prévoyance des salariés qui quittent l'entreprise.

Les salariés concernés ?

  • tout salarié
  • qui bénéficiait d'une couverture santé et prévoyance
  • dont le contrat de travail supérieur à 1 mois a été rompu
  • dont la rupture du contrat ouvre droit aux allocations chômage (1)
  • n'a pas renoncé au maintien par écrit suite à l'information (2) qui lui a été apportée
  • demande le maintien de l'ensemble des garanties dès la fin du préavis
  • pendant une durée égale au dernier contrat de travail, appréciée en mois entiers, dans la limite de 9 mois.

(1a)
Sont concernés les salariés licenciés (sauf faute lourde), ceux qui ont signé une rupture conventionnelle, dans un cas de démission légitime et certaines fin de CDD.

(1b)
L'employeur est censé savoir si le salarié concerné est ayant-droit aux allocations chômage : le salarié doit justifier de périodes d’affiliation correspondant à des périodes d’emploi accomplies dans une ou plusieurs entreprises entrant dans le champ d’application du régime d’assurance chômage et justifier (source) de 122 jours d’affiliation ou 610 heures de travail au cours des :

  • 28 mois qui précèdent la fin du contrat de travail pour les moins de 50 ans
  • 36 mois qui précèdent la fin du contrat de travail pour les 50 ans et +
  • Le nombre d’heures pris en compte pour la recherche de la durée d’affiliation requise est au maximum de 260 heures par mois.

(2)
Lors de la rupture du contrat dans la lettre de licenciement ou dans un courrier annexe


Gestion de la paie : organiser le maintienEtant donné qu'il y a très peu de chance pour qu'une mutualisation entre en vigueur rapidement dans les entreprises (le coût du maintien des garanties serait supporté par les salariés actifs de l'entreprise)
et/ou que les assureurs prennent le relai des employeurs en incluant cette obligation dans leurs contrats (compte tenu de toutes les obligations déclaratives qui s'en suivent),
le gestionnaire de paie est contraint de se mobiliser et de s'organiser pour assumer techniquement cette nouvelle obligation.


La méthode de gestion de paie la plus adaptée avec l'articulation du dernier salaire, des déclarations sociales et du suivi des droits est le prélèvement de la part patronale et salariale en une seule fois.


Le service paie fait figurer ce prélèvement sur le dernier bulletin de paie de solde de tout compte et une éventuelle régularisation a posteriori sera gérée si le salarié justifie d'un remboursement anticipé du maintien dans le cadre prévu.


Le point de vue de l'Avocat Me Yves Nicol, avocat en Droit Social sur cette méthode de gestion de paie:

  • Dans le cadre d'une gestion externalisée de la paie, le gestionnaire organise un prélèvement de la part patronale et salariale en une seule fois, quel est votre sentiment sur cette pratique ?

Concernant l’application pratique de l’avenant n° 3 à l’ANI, conclu le 18 mai 2009 et portant sur la portabilité des droits à couverture santé –prévoyance:

Lors des opérations de solde de tout compte réalisées sur des dossiers de paie, vous avez été contraint de décider que le prélèvement de la part patronale et salariale s’effectuerait en une seule fois lorsque le salarié souhaitera bénéficier du maintien de sa couverture pendant un certain nombre de mois.

Concrètement, le prélèvement de la part patronale s’effectuera en une seule fois.
L’entreprise fera figurer ce prélèvement sur le solde de tout compte.

Ce processus me paraît être le bon d’un point de vue pratique car il est bien évident qu’en tant que prestataire paie, vous ne pourrez pas réaliser chaque mois une opération de paie visant un salarié sorti.

  • Selon vous, existe-il des dispositions dans l'accord qui s'opposeraient à un prélèvement unique du maintien ?

Vous vous interrogez cependant sur la régularité de cette pratique et sur le point de savoir s’il est véritablement possible d’opérer cette déduction globale lors de l’établissement du solde de tout compte.

Cette pratique ne soulève pas de difficulté de mon point de vue dès lors que l’information écrite remise au salarié lors de la cessation de son contrat de travail,  mentionnant les conditions d’application de la portabilité, est suffisamment claire.

L’avenant n° 3 du 18 mai 2009 fait seulement état de la notice d’information, qui doit être remise, mais ne réglemente pas de façon impérative les modalités de règlement des cotisations par l’ancien salarié.

Il est seulement indiqué que « le non paiement par l’ancien salarié de sa quote-part de financement de ces garanties, à la date d’échéance des cotisation, libère l’ancien employeur de toutes les obligations et entraîne la perte des garanties pour la période restant à courir. »

Cette rédaction pourrait laisser entendre que le prélèvement est effectué au fur et à mesure.
Toutefois, rien ne précise que ceci est impératif.
Cette phrase n’a pas pour objet de déterminer les modalités de règlement des cotisations mais de régler le problème du non paiement éventuel par le salarié.
Ceci est d’ailleurs absurde : un seul non règlement à la date d’échéance suffirait à entraîner la perte des garantie, si l’on applique littéralement ce texte.

Sur le principe, je pense que les modalités pratiques peuvent bien être déterminées par l’employeur dès lors que le document remis au salarié est rédigé de façon claire : le salarié doit bien sûr être informé par écrit des conditions de la portabilité et des conditions de renonciation, mais la notice transmise devra surtout mentionner précisément cette modalité de prélèvement unique.

Je ne vois pas sur le fondement de quel texte cette pratique pourrait poser problème aujourd’hui.
En effet, le bénéfice du droit est bien accordé au salarié.
Les modalités pratiques du prélèvement sont un autre sujet et c’est à chaque entreprise de régler cette question puisqu’il s’agit d’un ANI (accord national interprofessionnel).

  • Souhaitez-vous rendre attentif les employeurs concernés sur un point particulier ?

Il sera surtout nécessaire que le salarié  demande à bénéficier de ce droit en acceptant les conditions de prélèvement.
La notice le précisera donc et devra également mentionner le fait que le salarié pourra demander le remboursement partiel s’il retrouve un emploi avant le terme de la garantie.

  • En terme d'organisation, appréhendez-vous des complications de mise en oeuvre du procédé ?

Le problème est à mon avis plutôt lié au fait que pour bénéficier de la portabilité des droits, l’ancien salarié doit fournir à l’ancien employeur la justification de sa prise en charge par le régime d’assurance chômage. (Cf (1b))

Or, dans la pratique, au moment de l’établissement du solde de tout compte, la fourniture de ce document Pôle Emploi par le salarié ne sera normalement pas possible.
En effet, ce n’est qu’en ayant en mains le solde de tout compte ainsi que les documents légaux (attestation assedic) que le salarié peut s’inscrire et obtenir le document justifiant sa prise en charge par l’Assedic.

Par conséquent, sauf renonciation du salarié dans le délai prévu, le gestionnaire de paie sera amené à gérer le dossier sans avoir le justificatif du bénéfice du droit par le salarié.
Dans l’esprit du texte, c’est plutôt le contraire qui est prévu.

C’est la raison pour laquelle dans les faits, votre décision, qui se justifie pleinement compte tenu d'une gestion externalisée de la paie, ne sera pas toujours facile à mettre en œuvre.

Les entreprises Non adhérentes au Medef, ou la CGPME ou l'UPA seront astreintes à cette obligation dès l'arrêté d'extension publié au J.O

Lien de l'article : Gestion de la paie : maintien de la couverture santé et prévoyance du mercredi 19 août 2009
Mots clés : coût externalisation, gestion de paie, gestion paye