4 étapes pour réussir votre externalisation de services

L’externalisation de services ou l’Outsourcing n’est aujourd’hui plus réservé aux grandes entreprises. Elle permet aux TPE et aux PME de se développer en se concentrant sur leur cœur de métier. Ces activités non productives et chronophages pour l’entreprise sont ainsi confiées à des prestataires extérieurs spécialisés.

 

En 2015, 82% des entreprises françaises ont déjà sous-traité une ou plusieurs activités auprès d’entreprises spécialisées. La France reste toutefois en retard sur les entreprises anglo-saxonnes ou allemandes qui ont confié depuis bien plus longtemps des processus complets (la paie, la relation-client), là où nous nous contentons encore d’outsourcer uniquement des fonctions annexes (restauration, gardiennage, nettoyage). Peurs de l’échec, du changement ou de l’impact social sont les freins les plus fréquents de l’outsourcing. Externaliser telle activité ou tel service est une décision réfléchie qui nécessite d’être préparée en amont.

 

Etape 1: définir ses besoins

 

Pour cela, il est indispensable de prendre du recul et de comprendre le fonctionnement de l’entreprise : connaître vos ressources, analyser vos résultats et cibler votre cœur de métier. Vous déterminerez ainsi les tâches inutiles, chronophages et nuisibles à la productivité de la société, qui seront susceptibles d’être externalisées.

Puis, nous vous conseillons de bien cibler vos attentes vis-à-vis du prestataire. Une demande précise vous permettra d’avoir une offre en phase avec vos besoins. Pour les processus complets tels que la paie, nous préconisons la rédaction d’un cahier des charges, même simple, afin de coller au mieux aux attentes et au mode de gestion souhaité.

 

Etape 2 : opter pour le bon prestataire

 

Dans toute bonne relation client-fournisseur, il est important que la confiance règne et que les rapports soient bons dès les premiers contacts. Pour cela, veillez à ce que vos critères d’exigence en terme de qualité de travail soient en phase avec leur mode de fonctionnement ou leurs engagements. Vous allez régulièrement côtoyer votre prestataire et parfois collaborer sur une même activité. Il est donc important que le prix ne soit pas le seul critère de choix. Sur le sujet du prix, nous vous conseillons d’opter pour une tarification simple et de prendre le soin de connaître chaque tenant et aboutissant sur les facturations complémentaires possibles.

N’hésitez pas à demander des contrôles de référence auprès de leurs propres clients et privilégiez les sociétés à taille humaine avec une expertise reconnue.

 

Etape 3 : s’adapter en interne aux activités externalisées

 

L’outsourcing induira des changements qui impacteront l’organisation de votre structure. Chaque collaborateur devra adhérer à ce nouveau mode de gestion. Une communication précise est donc indispensable au quotidien.

Pour cela, nous préconisons des points téléphoniques réguliers à intégrer aux agendas et l’usage d’outil de production ou de communication en ligne afin de faciliter et sécuriser les échanges d’informations. Ces logiciels permettent également d’assurer un suivi précis des tâches externalisées et ainsi favoriser la transparence de la prestation.

 

Etape 4 : se recentrer sur les tâches importantes

 

L’élément déclencheur principal de l’outsourcing reste l’argument financier (1 entreprise sur 2 souhaite avant tout réduire ses coûts, source Cegos), mais il ne faut pas négliger le temps que vous gagnerez.

Maintenant que les processus chronophages sont externalisés, il est important de mettre à profit ce gain de temps pour le développement de l’activité: commerce, communication / marketing, formation, production etc.

 

L’équipe GESTION DE LA PAIE.COM