L’employeur face aux remboursements des frais liés à la mobilité professionnelle
Si votre employeur vous propose une promotion mais loin de chez vous ou si à l’inverse vous souhaitez utiliser les compétences de votre salarié dans une agence lointaine ou à l’étranger alors la question du remboursement des frais doit être envisagé.
Il en est question tant pour la mobilité nationale qu’internationale.
La difficulté à cerner la notion rend la perspective de remboursement complexe.
Qu’est ce que la mobilité professionnelle?
La mobilité professionnelle est le fait pour un salarié de changer de poste de travail, de grade dans la même branche d’activité et dans une autre ce qui a pour conséquence le changement probable de lieu de résidence.
Les frais engagés par le salarié pour ces démarches sont considérés comme des frais professionnels pouvant être remboursés par l’employeur.
La circulaire du 7 janvier 2003 détaille les circonstances dans lesquelles la mobilité professionnelle peut être prise en charge par l’employeur:
- Mobilité à l’initiative de l’employeur; il faut que la mutation soit définitive au sein du groupe, de l’entreprise ou un changement temporaire de lieu de travail.
- Mobilité à l’initiative du salarié; il faut un changement de poste au sein de l’entreprise ou un changement temporaire de lieu de travail.
- Mobilité à l’international; il faut soit une affectation du salarié travaillant en France à l’étranger ou l’inverse.
Quelles sont les conditions pour la validité d’une prise en charge?
- le cadre géographique
La mobilité doit engendrer un changement de lieu de résidence principale à cause du changement de lieu de travail du salarié. L’ancien et le nouveau logement doivent être éloignés d’au moins 50 km d’après la circulaire.
La prise en charge concerne tant la mutation à l’étranger que celle en France.
- la forme de remboursement des frais
L’employeur peut prendre en charge les frais réels sur justificatifs mais également par un système d’allocations forfaitaires correspondant chacune à une situation particulière.
Quels sont les frais pris en charge ?
Pour le cas d’un hébergement provisoire nécessaire dans la recherche d’un logement définitif, l’arrêté du 20 décembre 2002 fixe que l’employeur peut compenser les frais engagés par le salarié sous forme d’allocations forfaitaires.
L’employeur peut rembourser les frais réels si le salarié apporte des justificatifs en se limitant à 9 mois; date butoir à laquelle il faudra justifier la nécessité du logement provisoire.
Pour le cas d’un hébergement définitif, l’employeur peut choisir le mode de l’allocation forfaitaire à raison de 1200 euros par personne ou il peut choisir l’évaluation réelle des frais engagés par le salarié pour son installation dans son nouveau logement.
Ex:
Remise en état du nouveau logement comme travaux plomberie, plâtrage, raccordements.
Tous ces frais doivent être justifiés par des factures et un état des lieux.
L’employeur peut aussi rembourser des frais liés aux dépenses personnelles comme caution en cas de location, dépenses de décoration.
Enfin concernant le déménagement, l’employeur peut rembourser les frais de transport et d’hôtel pour le salarié et les autres personnes de sa famille, les frais de déplacement pour la recherche du logement définitifs.
Mais attention pour être exonéré des cotisations sociales, l’employeur ne doit pas rembourser plus que les frais de la liste exposés ci-dessus.
Elodie Chaumuzeau, étudiante en Master 2 Droit Social
