En tant qu’organisme de formation, GESTION DE LA PAIE a dû lancer la procédure d’obtention de la certification QUALIOPI. Après plusieurs semaines de travail collaboratif, l’entreprise s’est vue décerner le 23 juillet 2021 la certification pour la catégorie : Les actions de formation. Si vous devez obtenir aussi cette certification, nous vous expliquons ci-dessous les grandes étapes afin de l’obtenir.
Initialement prévue pour débuter au 1er janvier 2021, la certification Qualiopi a été repoussée à janvier 2022, en raison du Covid-19. Ainsi, si vous êtes un organisme de formation ou comptez le devenir, cette dernière va devenir obligatoire pour votre activité. Plus précisément, elle viendra remplacer le référencement Datadock. Retrouvez ci-dessous quelques points clés de cette certification ainsi que les grands jalons de sa mise en œuvre.
Pourquoi être certifié QUALIOPI ?
Premièrement, la certification QUALIOPI permet aux organismes de formation d’assurer la qualité du processus mis en œuvre. En outre, dès janvier 2022, cette certification deviendra obligatoire pour proposer des formations financées. Ainsi, sans cette certification, les bénéficiaires ne pourront plus obtenir de financements par les OPCO, CPF et autres organismes financeurs pour la réalisation de leurs formations. De ce fait, les organismes de formation ne détenant pas cette nouvelle certification vont devoir s’y atteler au plus vite.
En effet, comme pour les débuts de Datadock, l’ensemble des organismes de formation vont devoir passer cette nouvelle certification rapidement, ce qui devrait allonger les délais d’obtention.
Les étapes principales de la certification QUALIOPI
N°1 : L’Etude du référentiel de qualité (RNQ)
Le référentiel national qualité se compose de 7 critères qualité à respecter. Plus précisément, ces derniers sont divisés en 32 indicateurs pour lesquels vous devrez détailler vos process.
N°2 : S’assurer que votre organisme soit en accord avec le référentiel qualité
Ensuite, il faudra vérifier que votre organisme de formation respecte la totalité des indicateurs qualités. En outre, quelques critères ne vont toucher que certains cas, telle que la VAE… Ainsi, il est fortement recommandé de préparer en amont de l’audit un document détaillant vos démarches avec pièces justificatives. Cependant, si vous détenez déjà Datadock, vous pouvez adapter quelques éléments existants. De plus, nous vous suggérons aussi de vérifier que l’ensemble de vos documents liés à vos prestations de formation sont aussi dotés des mentions obligatoires.
N° 3 : La sélection de l’organisme certificateur
Ensuite, il faudra choisir l’organisme certificateur. Il en existe plusieurs dont voici la liste ci-dessous :
- AB Certification
- Afnor Certification
- Apave Certification
- BCS Certification
- Bureau de Certification international France
- Bureau Veritas Certification
- Certifopac
- CertUp Maïeutika
- Dauge Fideliance
- Global Certification
- I.Cert
- ICPF
- ISQ
- Label Qualité Système
- LRQA France SAS
- Proneo Certification
- Qualianor Certification
- Qualibat
- Qualitia Certification
- SGS ICS
- Socotec Certification
N°4 : Passer l’audit
Tout d’abord, il faudra prendre un rendez-vous avec l’organisme certificateur afin qu’il réalise l’audit de votre organisme de formation. Ainsi, l’audit pourra être mené chez le certificateur ou dans les locaux de votre entreprise. De plus, l’organisme certificateur peut vous proposer de passer un pré-audit. De ce fait, il vous permettra de connaître vos axes d’amélioration afin d’être prêt le jour du vrai audit. En conclusion, cette option peut être un vrai gain de temps dans le passage de l’audit.
N°5 : Etablir un plan d’actions dans le cadre de non-conformité
Enfin, à la suite de l’analyse de votre dossier, l’organisme certificateur vous retourne une liste de non-conformités. Plus précisément, celles-ci seront détaillées dans un rapport. Voici les 2 types de non-conformité que vous pouvez avoir :
- Les mineures : l’indicateur qualité n’est pris en compte que partiellement mais ceci ne met pas en cause la qualité de la prestation.
- Les majeures : prise en compte partielle ou nulle d’un indicateur mettant en cause la qualité de la prestation.
Ensuite, pour obtenir votre certification vous devrez présenter un plan d’action pour résoudre ces non-conformités. Pour conclure, le détail de ce plan vous sera fait par l’organisme certificateur.
N°6 : Obtenir la certification Qualiopi
Après avoir envoyé votre plan d’action, vous devrez attendre un mois environ pour obtenir le retour de l’organisme. Dès que vous aurez obtenu la certification, vous pourrez afficher le logo Qualiopi sur votre site internet.
Focus sur les critères qualité du Référentiel National Qualité (RNQ) à respecter
Voici la liste des 7 critères qualité :
- Les conditions d’information du public concernant les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus
- L’identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces dernières aux bénéficiaires lors de la conception des prestations
- L’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre
- L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre
- La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnes chargées de la mise en œuvre des prestations
- L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel
- Le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées
Enfin, pour obtenir des informations détaillées sur ce référentiel, nous vous proposons de télécharger directement le Référentiel national qualité.
Pour conclure, nous rappelons que l’ensemble des organismes de formation vont devoir être certifiés Qualiopi d’ici janvier 2022. Cette certification représente aussi une bonne manière d’améliorer vos parcours de formation.
L’Equipe GDLP
