Les effectifs sur le bordereau de déclaration URSSAF
Vous établissez régulièrement les bordereaux de déclaration auprès de l’URSSAF mais êtes vous certain de connaître toute la réglementation en matière de déclaration d’effectif ?
I. Le bordereau mensuel (ou trimestriel)
Sur ce bordereau figurent deux zones :
Une dans laquelle l’URSSAF vous demande de déclarer le nombre de salariés ayant perçus les salaires déclarés
Une autre pour le nombre de salariés inscrits au dernier jour de la période concernée.
A. Le nombre de salariés ayant perçus les salaires déclarés :
Cette zone correspond aux salariés pour lesquels l’entreprise a établi un bulletin de paie.
Peu importe la durée du travail, chaque salarié compte pour 1 unité
a) Sont exclus tous les salariés rémunérés au moyen de dispositif comme :
- CETPE : Chèque Emploi Très Petites Entreprises.
- TEE : Titre Emploi Entreprise occasionnel
- TESE : Titre Emploi Service Entreprise (qui s’est substitué au CETPE et TEE à compter du 01er avril 2009 selon le décret 2009-404 du 15 avril 2009, parution au JO le 16 avril 2009)
b) Sont exclus aussi :
- Les apprentis (même si vous versez des cotisations au titre de l’accident du travail)
- Les intérimaires (c’est l’entreprise de travail temporaire ETT qui est l’employeur)
- Les élèves ou étudiants qui effectuent un stage dans l’entreprise (même si vous leur versez une gratification pour un stage supérieur ou égal à 3 mois)
- Les stagiaires de la formation professionnelle (même si vous versez une gratification)
- Les VRP multicartes, c’est-à-dire des VRP ayant plusieurs employeurs dont vous (même si vous avez rédigé un bulletin de paie, les cotisations sont versées à une caisse spécifique appelée CCVRP : Caisse de Compensation des VRP)
- Les salariés qui perçoivent des rémunérations après la rupture du contrat de travail (dans le cas d’une transaction par exemple)
Petit cas pratique :
Une entreprise verse des rémunérations pour le mois de mars 2009, et son effectif comprend :
- 15 salariés à temps plein (dont 2 personnes licenciées le 20 mars, 3 quittant l’entreprise dans le cadre d’une rupture conventionnelle)
- 2 salariés à temps partiel
- 2 salariés en contrat d’apprentissage
- 2 VRP multicartes
| Effectif total de l’entreprise : | 21 |
|---|---|
| Salariés non déclarés :
Apprentis : 2 VRP multicartes : 2 |
4 |
| Effectif à déclarer | 17 |
B. Le nombre de salariés inscrits au dernier jour de la période :
Cette zone correspond aux salariés ayant un contrat de travail au dernier jour de la période (dernier jour du mois pour une déclaration mensuelle, et dernier jour du trimestre pour une déclaration trimestrielle)
A la différence du point évoqué plus haut, les salariés rémunérés au moyen des dispositifs CETPE, TEE et TESE sont à prendre en compte.
Les salariés exclus du calcul de l’effectif précédemment sont toujours exclus du calcul, à savoir :
- Les apprentis
- Les intérimaires
- Les élèves ou étudiants stagiaires
- Les stagiaires de la formation professionnelle
- Les VRP multicartes
- Les salariés qui perçoivent des rémunérations après la rupture du contrat de travail
Petit cas pratique :
Une entreprise verse des rémunérations pour le mois de mars 2009, et son effectif comprend :
- 15 salariés à temps plein (dont 2 personnes licenciées le 20 mars, 3 quittant l’entreprise dans le cadre d’une rupture conventionnelle)
- 2 salariés à temps partiel
- 2 salariés en contrat d’apprentissage
- 2 VRP multicartes
| Effectif total de l’entreprise : | 21 |
|---|---|
| Salariés non déclarés :
Apprentis : 2 VRP multicartes : 2 Salariés licenciés avant le 31 mars : 2 Salariés quittant l’entreprise dans le cadre de la rupture conventionnelle : 3 |
9 |
| Effectif à déclarer | 12 |
II. Le bordereau annuel :
C’est avec l’effectif déclaré sur ce bordereau que l’URSSAF détermine la fréquence de vos déclarations.
- Les entreprises qui emploient au plus 9 salariés devront déclarer au trimestre (sauf option possible pour une déclaration mensuelle, si la demande est faite avant le 31 janvier, l’option prendra effet le 01er avril suivant)
- Pour celles qui emploient plus de 9 salariés, la déclaration sera mensuelle.
Pour déterminer la date et la périodicité de versement des cotisations, les effectifs des salariés sont calculés au 31 décembre de chaque année, en tenant compte de tous les établissements de l’entreprise.
Est pris en considération l’effectif mentionné au Tableau récapitulatif (TR), lié à la Déclaration annuelle des données sociales (DADS).
Il est important de savoir que le changement de périodicité du paiement des cotisations résultant d’une modification de l’effectif au 31 décembre d’une année prend effet, pour le calcul des cotisations dues au titre des rémunérations versées, à partir du 1er avril suivant.
En début d’activité, la périodicité de versement est fixée en fonction de l’effectif déclaré lors de la création de l’entreprise.
Chaque salarié (dont le contrat de travail n’est pas rompu) entre en compte dans l’effectif du Tableau récapitulatif quelles que soient la durée et les conditions de travail, même si :
- Aucune rémunération ne lui est versée
- Il est absent et remplacé par un salarié sous contrat à durée déterminée
- Aucun contrat écrit n’est conclu (il est alors CDI de plein droit)
A la différence de la déclaration mensuelle ou trimestrielle, le salarié à temps partiel est pris en compte au prorata du temps de présence dans l’entreprise
(Durée hebdomadaire de travail mentionnée dans le contrat de travail/ durée légale de travail, ou si elle est inférieure, la durée collective appliquée dans l’entreprise)
Sont exclus du calcul de l’effectif du Tableau récapitulatif :
- Les intérimaires dans l’effectif de l’entreprise utilisatrice
- Les VRP multicartes
- Les apprentis
- Les titulaires d’un contrat de professionnalisation jusqu’au terme du contrat de travail à durée déterminée ou de l’action de professionnalisation du contrat à durée indéterminée
- Les salariés en contrat CIRMA (contrat insertion revenu minimum d’activité), CAE (contrat d’accompagnement dans l’emploi), CIE (contrat initiative emploi), CA (contrat d’avenir)
- Les salariés percevant des sommes après la rupture du contrat de travail
- Les salariés rémunérés par les dispositifs TEE, CETPE et TESE.
- Les élèves ou étudiants stagiaires dans l’entreprise
- Les stagiaires de la formation professionnelle
Petit cas pratique :
Nous supposerons que l’entreprise travaille sur un rythme hebdomadaire de 35h
| Effectif total de l’entreprise : | 28 |
|---|---|
| Répartition de l’effectif : | |
| 20 salariés à temps complet | 20 |
| 1 salarié temps partiel 26h/semaine (26/35 = 0,74) | 0,74 |
| 1 salarié temps partiel 22h/semaine (22/35= 0,63) | 0,63 |
| 1 salarié temps partiel 20 h/semaine (20/35=0,57) | 0,57 |
| 1 salarié temps partiel 18h/semaine (18/35=0,51) | 0,51 |
| 2 salariés VRP | 0 |
| 1 apprenti | 0 |
| 1 étudiant stagiaire | 0 |
| TOTAL avant arrondi : | 22,46 |
| Effectif à déclarer | 23 |
L’URSSAF indique sur son site que :
Les salariés à temps partiel sont comptabilisés au prorata de leur temps de travail.
Cet effectif est indiqué en équivalent temps plein, arrondi au nombre entier supérieur.
Les temps partiels dans cette entreprise font : 0.74 + 0.63+0.57+0.51 = 2,45 que l’on doit arrondir à 3
Pierre-Jean FABAS – Formateur Paye
Sur le même sujet :
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