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Mais qu’est-ce que la dématérialisation RH exactement ? Quels sont les bénéfices qui en découlent ? Dans cet article, GDLP vous présente une explication détaillée.
La transition vers la dématérialisation des ressources humaines
Définition
La dématérialisation des ressources humaines consiste à substituer les documents papier par des fichiers numériques. Elle est également connus sous le nom de dossiers dématérialisés. Cette pratique implique la conservation des documents RH sur des supports informatiques. Ainsi, elle entraîne une simplification considérable des processus administratifs.
Les différentes formes de dématérialisation RH
La dématérialisation des ressources humaines peut prendre deux approches distinctes :
- La dématérialisation des documents : Cette approche consiste à convertir les documents papier de l’entreprise en formats numériques. Il s’agit notamment des contrats de travail, des bulletins de paie, et d’autres documents similaires.
- La dématérialisation des processus : Cette approche vise à digitaliser les processus RH. On met en place des plateformes collaboratives et des solutions informatiques. Cela permet de centraliser et de simplifier les opérations liées aux ressources humaines.
En conséquence, on distingue deux types de dématérialisation RH :
- La dématérialisation native : Elle concerne les documents qui sont initialement produits sous forme électronique, sans passer par une version papier.
- La dématérialisation postérieure : Elle implique la conversion des documents papier existants en formats électroniques.
Ces différentes approches offrent aux entreprises la possibilité de moderniser. Elles peuvent aussi optimiser leurs processus RH en exploitant les avantages de la dématérialisation.
Les défis de la dématérialisation RH
La dématérialisation RH est favorisée par plusieurs facteurs qui facilitent la transformation numérique :
- Un environnement économique et juridique favorable : Des évolutions législatives, telles que la simplification du bulletin de paie ou des lois relatives au travail, encouragent l’adoption de la dématérialisation dans les processus RH.
- L’émergence de la génération Z : La génération Z, qui est née avec la technologie, favorise la recherche de simplicité et d’intuitivité dans la gestion des informations.
- L’extension des usages mobiles : il est devenu essentiel pour les employés d’accéder et de partager des documents RH à tout moment et n’importe où. La dématérialisation permet de répondre à cette demande croissante de mobilité.
La dématérialisation des ressources humaines répond à ces enjeux en offrant des avantages tels que :
- la simplification des processus,
- la réduction des tâches administratives manuelles,
- et l’amélioration de l’efficacité globale de la gestion des RH dans les entreprises.
Les nombreux avantages de la dématérialisation RH
Pour les entreprises
La dématérialisation des ressources humaines offre de nombreux avantages pour les entreprises :
- Réduction des coûts : La dématérialisation permet de diminuer les coûts liés au papier, à l’affranchissement et à la gestion manuelle des documents. Cela peut également conduire à une réduction du personnel nécessaire pour gérer les tâches administratives.
- Gain de temps : Les processus dématérialisés permettent une diminution significative du temps de traitement des tâches, en particulier celles qui sont chronophages et à faible valeur ajoutée, telles que la préparation du courrier. Cela libère du temps pour se concentrer sur des tâches plus stratégiques et importantes.
- Modernisation de la communication : La dématérialisation facilite la communication entre l’entreprise et ses employés, ce qui contribue à valoriser la marque employeur. Des produits innovants, tels que des plateformes interactives, peuvent être utilisés pour une communication moderne et engageante.
- Personnalisation de la dématérialisation : La dématérialisation RH peut être adaptée aux besoins spécifiques de chaque entreprise. Les solutions peuvent être configurées pour répondre aux exigences particulières en termes de processus et de flux de travail.
- Sécurisation et simplification des échanges de documents : Les plateformes en ligne utilisées pour la dématérialisation offrent des fonctionnalités de mise à jour automatisée, assurant ainsi une traçabilité et une conformité juridique des échanges et des documents. Cela renforce la sécurité et la fiabilité des échanges.
Pour le salarié
La dématérialisation RH présente également des avantages considérables pour les salariés :
- Gain de temps dans la gestion des documents RH : Les salariés évitent les déplacements inutiles et les délais liés à la manipulation de documents papier, tels que la signature de contrats ou l’envoi de pièces justificatives.
- Accès à leur espace personnel 24h/24 et 7j/7 : Les salariés bénéficient d’un espace centralisé facilement accessible où ils peuvent consulter leurs données et leurs documents RH à tout moment.
- Conservation sécurisée des données et des documents RH : La dématérialisation garantit une conservation sûre et fiable des données RH, offrant une protection contre les risques de sinistre et permettant une utilisation à long terme.
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L’Équipe GDLP
