Dans un contexte où les entreprises doivent gérer un volume croissant de documents et des processus administratifs de plus en plus complexes, la gestion des ressources humaines devient un véritable défi. Entre la conformité réglementaire, la sécurité des données et la nécessité de fluidifier les échanges, les services RH se trouvent souvent submergés. La solution ? La dématérialisation, un levier essentiel pour optimiser la productivité et alléger ces charges administratives. Détails dans l’ article.
La dématérialisation RH : un changement préconisé par la règlementation
La loi El Khomri de 2016 encourage fortement les entreprises à digitaliser leurs documents administratifs en permettant, notamment via son article 54, la remise des bulletins de paie sous format électronique, sauf si le salarié s’y oppose. Le décret n° 2016-1762 du 16 décembre de cette même année précise les modalités de cette dématérialisation, en assurant la sécurité, la conservation et l’accessibilité des bulletins de paie numériques.
Ainsi, de plus en plus d’entreprises préfèrent désormais mettre en place un coffre-fort numérique, pour s’aligner à la loi mais aussi pour des raisons financières, humaines ou encore écologiques.
Quels sont les avantages de la dématérialisation RH ?
La digitalisation des documents RH offre de nombreux avantages essentiels au bon fonctionnement de l’entreprise :
- Réduction des coûts : La suppression des documents papier entraîne une baisse des dépenses liées à l’impression, l’archivage et l’envoi postal.
- Gain de temps : Les processus sont automatisés, ce qui permet de gérer les documents plus rapidement, libérant ainsi du temps pour les missions à forte valeur ajoutée.
- Sécurisation renforcée : Les fichiers numériques sont protégés grâce à des systèmes de cryptage, garantissant la confidentialité, l’intégrité et l’authenticité des informations sensibles.
- Accessibilité et partage : Les documents sont facilement accessibles via des plateformes en ligne, ce qui facilite leur consultation à distance, particulièrement utile dans le cadre du télétravail.
- Conformité légale : Avec des réglementations comme la loi El Khomri et le décret de 2016, les entreprises peuvent désormais remettre des bulletins de paie électroniques tout en respectant la législation en vigueur.
- Écologie : Moins de papier, c’est aussi un geste pour l’environnement. La dématérialisation contribue à une politique RSE plus verte.
La dématérialisation RH permet ainsi aux entreprises d’adopter une organisation plus souple et efficace, en phase avec la transformation numérique. Elle optimise les processus administratifs et renforce la sécurité des données, tout en facilitant l’accès aux documents pour les salariés.
Quelles solutions pour la dématérialisation RH ?
Les logiciels SIRH peuvent vous apporter différentes solutions en fonction de vos besoins, qui vous permettront un gain de temps considérable. Ci-dessous, quelques-unes de ces solutions.
Coffre-fort numérique sécurisé
Le coffre-fort numérique offre aux salariés un espace électronique fiable pour conserver leurs documents importants, notamment les bulletins de paie. Grâce à l’automatisation, ces bulletins sont distribués de manière fluide et sécurisée, garantissant une accessibilité continue et ce pendant 50 ans. Ce dispositif renforce la confidentialité tout en simplifiant l’accès à long terme des documents RH essentiels.
Signature électronique
La signature électronique permet de signer tout type de document en ligne, que ce soient les contrats de travail, les avenants, les bulletins de paie ou autres document RH. Ce procédé, rapide et sécurisé, simplifie la gestion des documents administratifs tout en garantissant leur conformité légale. En plus de réduire les coûts liés à l’impression et à l’envoi, elle permet un gain de temps considérable pour les entreprises et les salariés, en accélérant les processus de validation et en rendant les échanges plus fluides.
💡Bon à savoir : la signature électronique a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite.
Notes de frais
L’édition des notes de frais via un logiciel de SIRH simplifie grandement la gestion des dépenses professionnelles. Grâce à la technologie OCR, les justificatifs scannés sont automatiquement reconnus. Il est aussi possible de paramétrer vos règles de gestion pour contrôler et superviser l’ensemble des frais. Enfin, le système transmet automatiquement les données vers la paie et la comptabilité, permettant une intégration rapide des notes de frais dans les processus financiers de l’entreprise.
Les étapes pour dématérialiser vos pratiques RH
La transition numérique repose sur une démarche collective et une véritable volonté de changement au sein de l’entreprise. Elle nécessite un engagement actif et une préparation sérieuse.
Voici quelques étapes indispensables à suivre :
Étape 1 : Identifier les besoins spécifiques de vos équipes RH
Vos équipes RH ont probablement déjà amorcé, de manière informelle, un début de dématérialisation. Il est donc essentiel de les accompagner dans cette transition et de faire le point sur les ajustements techniques nécessaires pour structurer un véritable projet de dématérialisation.
L’analyse des besoins est cruciale :
- Quels documents sont concernés ?
- Quel est le volume de documents à gérer ?
- Qui en aura besoin au quotidien ?
Un cahier des charges doit être élaboré pour définir précisément les documents à numériser, incluant :
- Recrutement : CV, dossiers de candidature, contrats d’embauche.
- L’administration du personnel : contrats de travail, fiches de paie, demandes de congés, arrêts maladie.
- La gestion de la paie et des charges sociales : bulletins de salaire, déclarations sociales.
- Les relations sociales : procès-verbaux de réunions avec les représentants du personnel, accords d’entreprise
Étape 2 : Définir un budget adapté
La dématérialisation des pratiques RH implique un investissement financier. Il est indispensable de prévoir un budget dédié, notamment pour l’acquisition d’outils performants et adaptés aux besoins de votre entreprise.
Étape 3 : Choisir les bons outils de dématérialisation RH
Une fois les besoins clairement établis, il est essentiel de sélectionner une solution logicielle fiable, en fonction de la taille de l’entreprise et de la structure du service RH. Le choix du prestataire et l’élaboration d’un plan de déploiement sont également des éléments clés pour assurer une transition fluide vers la gestion numérique des documents.
Investir dans un logiciel de gestion électronique de documents (GED) peut être une option judicieuse pour simplifier cette transformation.
Etape 4 : Accompagner le changement et former les équipes
Le succès de la dématérialisation des pratiques RH repose également sur l’accompagnement des équipes. Il est indispensable de former vos collaborateurs aux nouveaux outils et de les sensibiliser aux avantages de cette transition (gain de temps, réduction des erreurs, sécurité accrue). Cela garantira une adoption réussie et facilitera la transition vers une gestion plus efficace des ressources humaines.
Pour conclure, la dématérialisation des pratiques RH est un processus qui, bien qu’il demande un investissement initial, génère des bénéfices considérables en termes de productivité, de sécurité des données et de réduction des coûts. En suivant ces étapes, votre entreprise pourra franchir le cap du numérique et moderniser ses processus RH de manière pérenne et performante.
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