Dans une information du 19 mai 2022, le GIP-MDS retrace la procédure de déclaration d’un avenant au contrat de travail en DSN.
Ce dernier précise pour rappel, qu’un avenant au contrat de travail est une modification d’un contrat de travail existant.
Déclaration mensuelle via la DSN d’un avenant de contrat
Il incombe à l’employeur de renseigner l’unique contrat au sein d’un unique bloc « Contrat (contrat de travail, convention, mandat) – S21.G00.40 » au cours de la DSN mensuelle.
Au sein de ce bloc, il s’agit de préciser les modifications qui entrainent une évolution du contrat de travail. Il peut s’agir de nouvelles modalités en lien avec le statut du salarié par exemple. Ou encore de la quotité de travail, mais aussi d’exercice du temps de travail. La déclaration de l’avenant dans la DSN est faite à la date où la paye est réalisée.
De plus, la date de début de contrat, correspondant à la signature initiale du contrat de travail, reste inchangée dans la déclaration de l’avenant dans la DSN.
Toujours dans ce bloc, l’employeur renseignera la date de signature de l’avenant et la mention des conditions préalables à l’avenant.
Dès lors, les anciennes modalités du contrat seront inscrites dans le bloc « Changements contrat – S21.G00.41 » avec inscription de la date d’effet de l’avenant.
Remarque : il peut parfois arriver que pour une raison technique, le numéro du contrat soit modifié par le logiciel lors de la signature d’un avenant. Il faudra alors s’assurer que le nouveau numéro de contrat est bien celui intégré dans le bloc « Contrat (contrat de travail, convention, mandat) – S21.G00.40 », de façon à préciser le changement ayant eu lieu. L’ancien numéro de contrat est à insérer au sein du bloc « Changements Contrat – S21.G00.41 » afin de respecter les méthodes de gestion des changements des identifiants du contrat.
Rectification d’une déclaration d’avenant incorrecte
Plusieurs cas peuvent se présenter :
- L’employeur oublie de déclarer l’avenant en DSN. Dès constatation de l’erreur, l’employeur pourra rétroactivement faire sa déclaration de changement. Au cours du mois, il devra avec intégrer le bloc « Changements contrat – S21.G00.41 ».
- L’employeur déclare deux contrats au lieu d’un unique contrat.
Dans l’hypothèse où l’employeur, dans une même déclaration mensuelle, déclare le contrat initial « A » et un second contrat « B » comprenant les nouvelles conditions : il devra supprimer cette déclaration et la joindre à la déclaration corrective. Comment ?
- Réaliser une déclaration avec le contrat initial A et ajouter un bloc « Changements contrat – S21.G00.41 ». Avec l’ajout des conditions de rémunérations payées ultérieurement à l’intégration de l’avenant et le signaler au sein du contrat « B » uniquement.
- Annuler le contrat « B » avec l’ajout d’un bloc « Fin du contrat – S21.G00.62 » qui va invalider les rémunérations ajoutées sur le contrat « B » car l’avenant a été pris en compte.
Si jamais un bloc « Changements contrat – S21.G00.41 » est créé dans le contrat B, l’employeur a lié les contrats « A » et « B ». Il sera dans l’obligation d’inscrire dans la rubrique « Ancien numéro du contrat S21.G00.41.014 », un bloc « Changements contrat – S21.G00.41 » pour le contrat « B » portant le numéro de contrat « B » pour annuler le lien entre les deux contrats.
Parfois, l’employeur déclare bien l’avenant avec changement du numéro de contrat mais oublie l’intégration du bloc « Changements contrat – S21.G00.41 » dans la DSN. Il pourra par la suite ajouter ultérieurement ce bloc dans une DSN.
Lorsque la déclaration de l’avenant dans la DSN est corrigée, les différents organismes récepteurs de la transmission seront aptes à retrouver l’historique du salarié grâce au lien entre l’ancien numéro de contrat et le nouveau.
Les effets d’une déclaration incorrecte
La dernière rectification ci-dessus, souligne l’obligation et la nécessité pour les entreprises de réaliser correctement la déclaration des avenants dans la DSN. Lorsque cette dernière est erronée et non corrigée, elle peut entraîner des conséquences non négligeables pour la carrière du salarié. Celles-ci vont notamment concerner ses droits maladie et chômage.
En conclusion, la déclaration d’un avenant dans la DSN conserve l’historique du contrat et permet de retracer la carrière du salarié pour les différents récepteurs de la DSN.
L’Equipe GDLP
