Pour les entreprises qui emploient des salariés, la gestion de la paie peut se faire en interne ou en externe. Certaines entreprises choisissent de confier la gestion de leur paie à un prestataire de services externe : externalisation de la paie. Le traitement de la paie peut s’avérer complexe et demander beaucoup de temps. En fonction des ressources dont elle dispose, l’entreprise peut alors décider d’externaliser tout ou partie de la gestion de sa paie.
Que couvre cette politique de gestion de la paie ? Quels sont les avantages et les modalités de l’externalisation ? Cet article contient toutes les informations utiles.
Qu’est-ce que l’externalisation de la paie ?
La gestion de la paie ne se limite pas à la simple rémunération des salariés sur une base mensuelle. Elle implique la production de nombreux documents juridiques qui nécessitent des connaissances spécialisées. Le gestionnaire de paie doit tenir compte non seulement des différents statuts et contrats de l’entreprise, mais aussi de la législation et de la convention appropriées.
La réglementation en matière de paie étant assez complexe, certains chefs d’entreprise préfèrent déléguer cette tâche à des professionnels du secteur, d’où l’externalisation de la paie.
Concrètement, il s’agit de confier la gestion de la paie à un prestataire de services ou à une organisation externe afin de gagner du temps et de se concentrer sur les activités principales de l’entreprise.
L’externalisation de la paie peut être prise en charge par un éditeur de logiciels tel qu’un SIRH paie, un cabinet d’expertise comptable, un gestionnaire de paie indépendant ou un cabinet d’externalisation de la paie.
Paie autonome
Les entreprises qui font le choix d’une paie autonome ont en général les ressources internes suffisantes pour prendre en charge toutes les tâches liées à la paie. Pour vous aider à gérer votre paie, le prestataire de services vous fournit un outil de gestion externe. Vous continuez à éditer vos fiches de paie, et votre prestataire de services les vérifie avant de les diffuser. En d’autres termes, le prestataire de services est là pour vous aider. Cependant, c’est généralement vous qui entrez vos données dans le logiciel de paie pour générer les fiches de paie de vos employés.
Paie externalisée
Cette solution de paie vous décharge entièrement de la gestion de la paie. Vous n’avez rien à faire, ou presque, car la société externe s’occupe de tout. Ce choix est souvent privilégié par les entreprises qui manquent de ressources internes en paie.
Vous devez être disponible pour communiquer avec votre prestataire de services et lui fournir toutes les informations dont il a besoin. Pour éviter les erreurs, vous devez revérifier les fiches de paie.
Quel est le processus d’externalisation de la paie ?
L’externalisation de la paie, comme indiqué précédemment, est une solution utilisée par une entreprise pour confier tout ou partie des activités liées à la gestion de la paie à un prestataire de services externe.
La saisie des données, le calcul des éléments variables, le contrôle de la conformité des bulletins de paie et leur édition, la distribution ou la remise des bulletins de paie aux salariés, le paiement, le stockage des différents documents… font partie du processus de paie.
En termes d’externalisation de la paie, l’entreprise peut également affecter des ressources informatiques pour alléger la charge des différentes procédures internes de gestion de la paie telles que la gestion et la maintenance des logiciels, la gestion des bases de données, etc.
Externalisation de la paie : comment s’y prendre ?
L’objectif premier de l’externalisation de la paie est de libérer au maximum les entreprises des fonctions dites à faible valeur ajoutée. Elles gagnent ainsi du temps et augmentent leur productivité.
Il y a plusieurs actions critiques à entreprendre pour que ce projet réussisse.
Définir clairement les objectifs.
Une entreprise peut externaliser pour diverses raisons. Il est essentiel de les définir avant de décider de la marche à suivre. Pour commencer, il convient de se poser les questions suivantes :
- L’entreprise est-elle limitée par des contraintes financières (il s’agit ici d’optimiser les dépenses et de réduire les coûts liés aux fonctions support de l’entreprise) ?
- La solution d’externalisation est-elle liée au départ d’un salarié que l’entreprise n’a pas pu remplacer (par exemple, par manque de candidats ou de temps) ?
- La taille de l’entreprise permet-elle la mise en place d’un service de ressources humaines pour assurer le traitement de la paie ?
Il n’y a pas de bonnes ou de mauvaises raisons de confier certaines tâches RH à un tiers. Cependant, pour répondre au mieux aux besoins de l’organisation, il est nécessaire d’analyser les activités de l’entreprise.
Définir les besoins de l’entreprise en fonction du contexte
La taille de l’entreprise, le climat social et la complexité de la structure réglementaire doivent être pris en compte. Le niveau d’externalisation à mettre en œuvre est déterminé par ces caractéristiques.
L’externalisation de la paie est une opération relativement complexe pour une entreprise qui gère la paie en interne depuis plusieurs années. Il convient donc d’être bien accompagné.
En général, la première étape consiste à déléguer les ressources informatiques. Une fois cette étape franchie correctement, l’organisation peut passer aux étapes suivantes.
Vérifier la faisabilité de l’opération.
Il est essentiel d’évaluer les processus internes de l’entreprise, car il est parfois beaucoup plus judicieux de commencer par les simplifier.
La première étape consiste à calculer le retour sur investissement (“ROI”) prévu. Celui-ci prend en compte le coût de la masse salariale générée en interne, le coût du projet externalisé et le coût récurrent de la fourniture d’un service d’externalisation.
Les contrats d’externalisation sont souvent signés pour une durée de trois à cinq ans. Par conséquent, le retour sur investissement doit être calculé sur cette période.
Pourquoi externaliser la gestion des paies ?
La gestion de la paie est une opération à faible valeur ajoutée qui prend beaucoup de temps.
L’externalisation de la paie permet à l’organisation de :
- Gagner du temps,
- Simplifier le traitement de la paie,
- Privilégier la sécurité (en évitant les litiges entre l’employeur et le salarié, les erreurs sur le bulletin de paie, les retards dans la paie, l’échec des contrôles administratifs, etc,)
- Être réactif dans l’exécution des tâches administratives (déclarations, conformité des documents),
- Consacrer de l’attention au développement des employés
- S’appuyer sur un logiciel de paie spécialisé, mis au point par le prestataire de services.
Néanmoins, selon la structure, la décision d’externalisation peut être influencée par un certain nombre de facteurs.
Externaliser sa paie avec Silae Paie
En matière de logiciels de paie, le logiciel SILAE n’est plus à présenter.
Pour rappel, Silae paie est disponible en mode SaaS (Software as a Service), particulièrement utile pour les entreprises puisqu’il suffit d’une simple connexion pour accéder à leur espace client protégé.
Le logiciel de paie SILAE paie repose sur trois points :
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- La mise à jour en temps réel des règles conventionnelles et légales, grâce à une veille sociale assidue de ses équipes ;
- La capacité à travailler en mode collaboratif.
Silae Paie est un logiciel de paie fiable, la solution choisie par Gestiondelapaie.com pour ses clients. Il permet un traitement extrêmement simple de la paie. Le fonctionnement du logiciel est intuitif. L’équipe GDLP construit et configure votre fiche d’entreprise dans SILAE.
Tout au long du processus, vous avez un accès permanent au logiciel SILAE pour une gestion administrative efficace des ressources humaines.
Externalisation de la paie : avantages et inconvénients
L’externalisation de la paie présente des avantages et des inconvénients. Il est donc prudent de considérer chaque aspect avant de s’engager dans la mise en œuvre de cette solution.
Avantages
- Gain de temps et d’argent
- Tranquillité d’esprit quant aux questions réglementaires et juridiques
- Utilisation d’une interface simplifiée
Inconvénients
- Un mauvais choix de prestataire peut avoir de graves conséquences pour votre organisation. Il est donc essentiel de faire confiance à des prestataires compétents.
- Si l’entreprise décide d’externaliser la gestion de la paie, cela qui peut conduire à la perte de compétences en interne.
L’Équipe GDLP
