Traitement de paie : 8 méthodes de retenue sur salaire

Il existe 8 méthodes de retenue sur salaire pour décompter les absences d’un salarié.
Si une seule est validée par la jurisprudence, les autres restent pratiquées selon les usages et accords collectifs. Comprendre leurs différences est essentiel pour sécuriser vos bulletins de paie et limiter les risques de litiges.

Dans cet article, nous passons en revue les différentes méthodes de calcul pour vous aider à choisir la plus adaptée à votre organisation.

Petit rappel de la loi :

En cas d’absence dans le mois, le salarié remet nécessairement en cause la relation « temps de travail effectif / salaire convenu » et oblige l’entreprise à rechercher une nouvelle relation entre le temps de travail réellement effectué et le salaire à verser.

Article R3243-1 du Code du travail :

« Le bulletin de paie prévu …comporte : (…)
5º La période et le nombre d’heures de travail auxquels se rapporte le salaire
a) La nature et le volume du forfait auquel se rapporte le salaire des salariés »

Retenue sur salaire : définition et cadre légal

La retenue pour absence repose sur deux principes essentiels :

Proportionnalité : le montant retenu doit être strictement équivalent au temps de travail non effectué.
Transparence : la retenue doit apparaître clairement sur le bulletin de paie, avec la mention du nombre de jours ou d’heures retirés.

En droit français, la Cour de cassation considère que seule la méthode de l’horaire réel permet de respecter pleinement ce principe de proportionnalité puisqu’elle est la seule méthode permettant d’obtenir directement et sans correctif un paiement exact du temps réellement travaillé.

Voici les 5 cas dans lesquelles la jurisprudence a imposé l’application de cette méthode :

Congé sans solde
Maladie non indemnisée
Entrée en cours de mois (Cass. soc. 14-5-1987 n°1967)
Sortie en cours de mois (Cass. soc. 20-1-1999 n°388)
Retenues pour heures de grève (Cass. soc. 19-5-1998 n°2450).

Les autres méthodes restent utilisées par les entreprise, mais présentent un risque juridique si elles génèrent une retenue sur salaire supérieure à la rémunération réellement due.

Intégration en paie de la retenue pour absence

Grâce à des outils de gestion des absences et congés connectés à votre environnement paie, bénéficiez d’une traçabilité complète et de données précises sur le nombre réel d’heures d’absence, permettant d’automatiser le calcul de la retenue pour absence directement dans un logiciel de paie tel que Silae.

En tant qu’intégrateur de logiciels de paie et de SIRH, nous configurons vos outils afin d’assurer un calcul conforme de la retenue pour absence, parfaitement adapté à votre organisation du temps de travail et aux spécificités de votre entreprise. Alors, si vous souhaitez simplifier vos processus, n’hésitez-pas à nous contacter pour en savoir plus.

Retenue pour absence : le calcul à privilégier

Méthode 1 : décompte en heures réelles

La méthode de l’horaire réel consiste à calculer la retenue en fonction du nombre exact d’heures de travail qui auraient dû être effectuées pendant la période d’absence, rapportées au total d’heures réellement prévues dans le mois.

Formule :

Retenue = (Salaire mensuel brut × Heures d′absence) / Heures réellement travaillées dans le mois

Pourquoi cette méthode de retenue sur salaire est-elle privilégiée ?

Conformité légale : la Cour de cassation valide explicitement cette approche car elle respecte le principe de proportionnalité.
Précision : elle tient compte du nombre exact de jours ouvrés du mois (qui peut varier selon le calendrier et les jours fériés).
Équité : elle évite de surévaluer la retenue, ce qui pourrait exposer l’employeur à un rappel de salaire.

Calculer les absences en paie : autres méthodes

Méthode 2 : le décompte en heures moyennes

Ce calcul est rapide et largement utilisé dans les entreprises qui cherchent une méthode simple. Cependant, il ne tient pas compte des variations réelles du temps de travail dans le mois (jours fériés, week-ends, heures supplémentaires).
Cette méthode divise le salaire mensuel par 151,67 heures, correspondant à la durée légale moyenne mensuelle (35 heures x 52 semaines / 12 mois).

Les heures moyennes du mois peuvent aussi correspondre à une autre durée si l’entreprise applique une durée moyenne différente.

Formule :

(Salaire de base /heures moyennes du mois soit 151,67h) * heures d’absence = retenue

Méthode 3 : le décompte en jours ouvrés réels

Dans ce calcul, on prend en compte le nombre exact de jours ouvrés du mois, c’est-à-dire les jours effectivement travaillés habituellement, hors dimanches et jours fériés.
Cette méthode s’adapte mieux au calendrier réel, permettant une retenue sur salaire plus précise, notamment dans les entreprises où le travail s’effectue uniquement sur ces jours ouvrés.

Toutefois, la variation mensuelle du nombre de jours ouvrés peut compliquer la gestion, notamment en cas d’absences partielles.

Formule :

(Salaire base / jours ouvrés réels mois) * heures d’absence = retenue

Méthode 4 : le décompte en jours ouvrés moyens

Cette méthode forfaitaire divise le salaire par une moyenne constante de 21,67 jours ouvrés par mois qui correspond à (52 semaines * 5 jours par semaine)/ 12 mois = 21.67 ou arrondi à 22 jours.

Elle présente l’avantage d’une simplicité d’application et d’une certaine régularité dans le calcul, facilitant la gestion de la paie.
Cependant, elle ne prend pas en compte les spécificités de chaque mois, comme les jours fériés ou les variations dans le nombre de jours ouvrés, ce qui peut entraîner un décalage entre la retenue sur salaire appliquée et la réalité.

Formule :

(Salaire de base / nombre jours ouvrés moyens du mois ) * heures d’absence = retenue

Méthode 5 : le décompte en jours ouvrables réels

Cette méthode de retenue sur salaire est adaptée aux entreprises fonctionnant sur une base de six jours de travail par semaine.
Elle offre une meilleure prise en compte du calendrier réel comparée aux méthodes forfaitaires, bien que la variation mensuelle du nombre de jours ouvrables puisse rendre le calcul plus complexe.

Ici, le salaire est divisé par le nombre de jours ouvrables réels du mois, c’est-à-dire du lundi au samedi, à l’exclusion des jours fériés.

Formule :

(Salaire base /jour ouvrables réels mois) * heures d’absence = retenue

Méthode 6 : le décompte en jours ouvrables moyens

Le calcul de la retenue sur salaire en jours ouvrables moyens consiste à diviser le salaire de base par un nombre moyen fixe de jours ouvrables par mois (généralement 26 jours, correspondant aux jours du lundi au samedi).

Cette méthode a l’avantage de la simplicité et de la régularité, puisqu’elle applique toujours la même base de calcul, quel que soit le mois concerné.
Toutefois, elle ne reflète pas la réalité du calendrier.

Pour décompter le nombre de jours ouvrables moyens du mois : (52 semaines * 6 jours par semaine)/ 12 mois = 26 jours

Formule :

(Salaire de base /nombre jours ouvrables moyens du mois) * heures d’absence = retenue

💡 A retenir :

Voici une astuce pour se rappeler de la différence entre jour « ouvré » et « ouvrable ».
Une semaine en jours ouvrés comporte 5 jours tout comme le nombre de lettres qui composent le mot ouvré !!!

O U V R E
1 2 3 4 5

Méthode 7: le décompte en jours calendaires réels

Le calcul s’effectue en divisant le salaire par le nombre total de jours calendaires du mois (entre 28 et 31 jours).
Cette méthode est très simple et uniforme, mais elle ne reflète pas le temps de travail effectif, surtout dans les entreprises ne travaillant pas tous les jours. Elle peut donc entraîner une retenue sur salaire inférieure au réel, ce qui peut être favorable au salarié, mais potentiellement contesté en cas de contrôle.

Formule :

(Salaire base / jour calendaires réels mois) * heures d’absence = retenue

Méthode 8 : le décompte d’absence en jours calendaires moyens

Cette méthode forfaitaire divise systématiquement le salaire par 30 car c’est le nombre de jours calendaires moyens (360 jours/12 mois = 30 jours).

Il s’agit d’ailleurs du décompte qu’utilise la sécurité sociale pour chiffrer les Indemnités Journalières de Sécurité Sociale (IJSS)

Formule :

(Salaire de base / nombre jours calendaires moyens) * heures d’absence = retenue

Récapitulatif des méthodes de calcul de la retenue sur salaire

Un salarié est rémunéré sur la base de 2 000 euros par mois. Il est absent une semaine complète, soit 35 heures, 5 jours ouvrés, 6 jours ouvrables ou 7 jours calendaires. On supposera que le mois concerné comporte 147 heures de travail prévues, 23 jours ouvrés, 25 jours ouvrables et 31 jours calendaires :
Décompte absence en heures	Réelles	(2000/147) * 35 =	476.19 €
Décompte absence en heures	Moyennes	(2000/151.67) * 35=	461.53 €
Décompte absence en jours ouvrés	Réels	(2000/23) * 5 =	434.78 €
Décompte absence en jours ouvrés	Moyens	(2000/21.67) * 5 =	461.46 €
Décompte absence en jours ouvrables	Réels	(2000/25) * 6 =	480.00 €
Décompte absence en jours ouvrables	Moyens	(2000/26) * 6 =	461.54 €
Décompte absence en jours calendaires	Réels	(2000/31) * 7 =	451.61 €
Décompte absence en jours calendaires	Moyens	(2000/30) * 7 =	466.67 €

Si dans le mois, il y a un jour férié chômé et rémunéré (ordinaire ou pas), il doit être intégré dans la base « heures réelles du mois », ou dans la base des « jours ouvrés réels du mois » ou encore dans la base des « jours ouvrables réels du mois » et enfin dans la base des « jours calendaires réels du mois » .

💡 A retenir : une seule méthode pour tous les salariés

Le mode retenu sera appliqué systématiquement à tout le personnel, mais rien ne s’oppose à ce que certaines entreprises aient une pratique de réduction de salaire différente selon le type d’absence.

Ainsi trouvons-nous fréquemment :