Traitement de paie : 8 méthodes de retenue

Les 8 méthodes de traitement de paie pour décompter vos absences

Savez-vous qu’il existe 8 différentes méthodes de traitement de paie pour décompter les absences d’un salarié.
Il n’est pas question de dire qu’une méthode soit plus favorable.

Une seule est reconnue par la jurisprudence mais les autres peuvent être utilisées selon les usages en cours dans l’entreprise, selon des accords collectifs, etc.

Petit rappel de la loi :

En cas d’absence dans le mois, le salarié remet nécessairement en cause la relation « temps de travail effectif / salaire convenu » et oblige l’entreprise à rechercher une nouvelle relation entre le temps de travail réellement effectué et le salaire à verser.

Article R3243-1 du Code du travail:

  • «  Le bulletin de paie prévu …comporte : (…)
  • 5º La période et le nombre d’heures de travail auxquels se rapporte le salaire
  • a) La nature et le volume du forfait auquel se rapporte le salaire des salariés »

I. Le décompte en heures réelles:

(Salaire base /heures réelles mois) * heures d’absence = retenue

II. Le décompte en heures moyennes:

(Salaire de base /heures moyennes du mois soit 151,67h ) * heures d’absence =  retenue

151,67h correspondent à la durée légale mensuelle.

35 heures par semaine sur une année de 52 semaines avec 12 mois, cela donne le calcul suivant :  (35*52) / 12 =151,67 h

Les heures moyennes du mois peuvent aussi correspondre à une autre durée si l’entreprise applique une durée moyenne différente.

 III. Le décompte en jours ouvrés réels:

(Salaire base / jours ouvrés  réels mois) * heures d’absence = retenue

IV. Le décompte en jours ouvrés moyens:

(Salaire de base / nombre jours ouvrés moyens du mois ) * heures d’absence = retenue

Pour décompter le nombre de jours ouvrés moyens du mois :

(52 semaines * 5 jours par semaine)/ 12 mois = 21.67 ou arrondi à 22 jours

V. Le décompte en jours ouvrables réels:

(Salaire base /jour ouvrables  réels mois) * heures d’absence = retenue

VI. Le décompte en jours ouvrables moyens:

(Salaire de base /nombre jours ouvrables moyens du mois) * heures d’absence = retenue

Pour décompter le nombre de jours ouvrables moyens du mois :

(52 semaines * 6 jours par semaine)/ 12 mois = 26  jours

  • Petite astuce pour se rappeler de la différence entre jour « ouvré »  et « ouvrable »….
  • Une semaine en jours ouvrés comporte 5 jours tout comme le
  • nombre de lettres qui composent le mot ouvré !!!
  • O  U  V  R  E
  • 1   2   3   4  5

VII. Le décompte en jours calendaires réels:

(Salaire base / jour calendaires réels mois) * heures d’absence = retenue

VIII. Le décompte en jours calendaires moyens:

(Salaire de base / nombre jours calendaires moyens) * heures d’absence = retenue

Pour décompter nombre jours calendaires moyens du mois : 360 jours/12 mois = 30  jours

Il s’agit d’ailleurs du décompte qu’utilise la sécurité sociale pour chiffrer les Indemnités Journalières de Sécurité Sociale (IJSS)

Récapitulatif, cas pratique de paie et exemples chiffrés:

Un salarié est rémunéré sur la base de 2 000 euros par mois.
Il est absent une semaine complète, soit 35 heures, 5 jours ouvrés, 6 jours ouvrables ou 7 jours calendaires.
On supposera que le mois concerné comporte 147 heures de travail prévues, 23 jours ouvrés, 25 jours ouvrables et 31 jours calendaires :
Décompte absence en heures Réelles (2000/147) * 35 = 476.19 €
Décompte absence en heures Moyennes (2000/151.67) * 35= 461.53 €
Décompte absence en jours ouvrés Réels (2000/23) * 5 = 434.78 €
Décompte absence en jours ouvrés Moyens (2000/21.67) * 5 = 461.46 €
Décompte absence en jours ouvrables Réels (2000/25) * 6 = 480.00 €
Décompte absence en jours ouvrables Moyens (2000/26) * 6 = 461.54 €
Décompte absence en jours calendaires Réels (2000/31) * 7 = 451.61 €
Décompte absence en jours calendaires Moyens (2000/30) * 7 = 466.67 €

Si dans le mois, il y a un jour férié chômé et rémunéré (ordinaire ou pas), il doit être intégré dans la base « heures réelles du mois », ou dans la base des « jours ouvrés réels du mois » ou encore dans la base des « jours ouvrables réels du mois » et enfin dans la base des « jours calendaires réels du mois » .

Alors quelle est la méthode à choisir ? :

Ces méthodes ont été dégagées par la pratique, car la loi n’en définit aucune.

Les principes dégagés par la Cour de cassation peuvent être regardés comme condamnant tout système forfaitaire au profit d’une stricte proportionnalité du salaire versé avec le travail accompli.

En effet, la méthode de l’horaire réel est la seule méthode permettant d’obtenir directement et sans correctif un paiement exact du temps réellement travaillé

La jurisprudence a donc imposé l’application de la méthode de l’horaire réel à l’exclusion des autres dans les 5 cas suivants :

  • Congé sans solde
  • Maladie non indemnisée
  • Entrée en cours de mois (Cass. soc. 14-5-1987 n°1967)
  • Sortie en cours de mois  (Cass. soc. 20-1-1999 n°388)
  • Retenues pour heures de grève (Cass. soc. 19-5-1998 n°2450).

Un principe est à retenir : une seule méthode pour tous les salariés

Le mode retenu sera appliqué systématiquement à tout le personnel, mais rien ne s’oppose à ce que certaines entreprises aient une pratique de réduction de salaire différente selon le type d’absence.

Ainsi trouvons-nous fréquemment :

  • une déduction en jours ouvrables pour décompter les jours de congés payés
  • une déduction en jours calendaires s’il s’agit d’indemnités de maladie.

Les usages en vigueur dans l’entreprise s’imposent aux salariés (Cour de cassation 24/06/1992)

Par Pierre-Jean Fabas – Formateur Paie