La Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) est une obligation bien connue des employeurs, souvent perçue comme une formalité administrative de plus dans un parcours déjà dense à l’embauche. À partir de 2026, cette démarche pourra désormais être effectuée directement via la Déclaration Sociale Nominative (DSN), grâce à un nouveau signalement dédié.
Cette évolution vise à simplifier les processus RH, à renforcer la cohérence des données transmises et à réduire les saisies multiples.
Découvrez dans cet article les changements attendus, les modalités et les points de vigilance à connaître pour les entreprises.
Qu’est-ce que la DPAE et pourquoi est-elle obligatoire ?
La Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) est une formalité obligatoire pour tout employeur, elle doit être effectuée au plus tôt 8 jours avant l’arrivée effective du salarié. Elle permet de regrouper, en une seule démarche, l’ensemble des obligations administratives liées à une embauche.
Elle couvre à la fois des formalités concernant l’employeur :
- Immatriculation au régime général de sécurité sociale (si première embauche),
- Affiliation à l’assurance chômage,
- Adhésion à un service de santé au travail,
…et des formalités concernant le salarié :
- Immatriculation à la sécurité sociale,
- Demande d’examen médical d’embauche,
- Déclaration de l’embauche de salariés agricoles ou temporaires,
- Affiliation aux caisses de retraite complémentaire et de prévoyance pour les salariés agricoles.
Jusqu’à présent, la DPAE peut être transmise via les plateformes de l’urssaf ou de net-entreprises. Pour les entreprises réalisant de nombreuses embauches, il est également possible d’automatiser cette démarche grâce à une connexion API entre leur logiciel de paie et les services de l’Urssaf.
À partir de 2026, un nouveau signalement spécifique sera intégré à la DSN, permettant de centraliser cette démarche dans le flux déclaratif mensuel habituel.
Pourquoi intégrer la DPAE dans la DSN ?
La DSN (Déclaration Sociale Nominative) s’est imposée comme le socle central des obligations sociales des entreprises.
En intégrant la DPAE dans ce dispositif, l’objectif est de :
- Limiter les doublons de saisie,
- Réduire le risque d’erreur,
- Simplifier la gestion administrative, notamment pour les PME/TPE,
- Et sécuriser la conformité légale.
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Ce qui change concrètement
À compter de 2026, les employeurs pourront déclarer leurs embauches en CDI ou CDD via leur logiciel de paie compatible DSN.
Voici les points à retenir :
📅 Calendrier :
Le déploiement de ce dispositif est prévu dès 2026 pour les employeurs du régime général. L’extension au régime agricole est envisagée ultérieurement.
💡 À savoir : Au démarrage, le signalement en DSN restera facultatif et les modalités classiques de la Déclaration Préalable à l’Embauche seront maintenues.
📰 Retour d’information :
Un compte rendu métier (CRM), au format XML, sera généré automatiquement dans votre espace DSN ou dans votre logiciel de paie.
Ce compte rendu reprendra les éléments habituellement présents dans un accusé de réception d’une DPAE réalisée hors DSN, à savoir :
- Les données déclarées dans la DPAE,
- La référence du dossier,
- La date de prise en compte de la déclaration,
- Le code de rejet de la DPAE « 98 » signalant qu’une déclaration identique a déjà été transmise.
💡 A savoir : un CRM Identité sera mis à disposition à partir de la transmission du signalement DPAE, il vient remplacer le BIS, transmis lors des déclarations effectuées via les canaux classiques.
Comment réaliser la DPAE en DSN ?
Le signalement « DPAE » dans la DSN portera le code nature 10 (10 – Signalement Déclaration préalable à l’embauche), distinct du signalement d’amorçage utilisé après l’embauche pour le prélèvement à la source.
À l’image de la DPAE traditionnelle, le signalement en DSN devra être réalisé dans un délai maximum de 8 jours avant l’embauche effective. Un signalement distinct sera requis pour chaque nouveau contrat signé, y compris en cas de reprise d’activité après une interruption.
A noter :
Le signalement de la DPAE ne concernera que les contrats à durée indéterminée (CDI) et les contrats à durée déterminée (CDD). Les contrats de travail temporaire ne seront pas éligibles à cette modalité déclarative
Quelles sont les informations requises ?
Quelle que soit la méthode utilisée pour l’effectuer, la déclaration préalable à l’embauche doit impérativement contenir les informations suivantes :
- Date et heure prévisibles de l’embauche,
- Durée et type de contrat (CDI ou CDD),
- Durée de la période d’essai (sans le renouvellement),
- Date prévisible de la fin de contrat (pour les CDD uniquement)
Quelle sera la structure du signalement DPAE en DSN ?
S20.G00.05 – DSN SIGNAL DÉCLARATION PRÉALABLE EMBAUCHE
S20.G00.07 – Contact chez le déclaré (1,*)
S21.G00.06 – Entreprise (1,1)
S21.G00.11 – Établissement (1,1)
S21.G00.30 – Individu (1,1)
S21.G00.40 – Contrat (1,1)
💡 A savoir : Etant donné que dans un premier temps ce signalement ne s’appliquera qu’aux embauches relevant du régime général. Il devra donc être transmis exclusivement via le point de dépôt « 01 – Net-entreprises ».
Points de vigilance
Même si cette avancée facilite la gestion RH, certains éléments doivent systématiquement être scrupuleusement vérifiés :
- L’heure exacte de début du contrat doit être renseignée (heures et minutes).
- Toute disparité entre la date prévisible et la date réelle pourra être corrigée. Dans ce cas, il faudra réaliser un nouveau signalement DPAE pour le même salarié avec la correction de l’information.
- Pour les CDI et les CDD de plus de 6 mois, seule la durée initiale de la période d’essai doit être déclarée, sans tenir compte d’un éventuel renouvellement.
Pourquoi anticiper ce changement dès maintenant ?
Même si l’obligation n’interviendra qu’en 2026, les entreprises ont tout intérêt à anticiper cette évolution.
Cela suppose :
- Une mise à jour des logiciels de paie,
- Une vérification du paramétrage des signalements,
- Et une sensibilisation des équipes
L’équipe GDLP
