Signature électronique document RH
Facilitez vos processus RH en optant pour la signature électronique de vos documents.
Pourquoi adopter la signature électronique RH dans vos processus ?
La signature électronique RH répond aux exigences de conformité, renforce la traçabilité et fluidifie les processus administratifs. Véritable atout pour la gestion administrative du personnel, elle permet de centraliser et sécuriser les documents tout en réduisant les délais de validation.
Du recrutement à la gestion du parcours salarié, en passant par les entretiens professionnels, la signature électronique simplifie les interactions entre RH, collaborateurs, managers et candidats.
Chez GDLP, nous vous accompagnons dans le choix de logiciels de signature électronique et le paramétrage avec vos outils RH pour gagner en efficacité et en fiabilité.
Les bénéfices clés de la signature électronique
Côté RH
- Conformité juridique garantie
- Valeur probante : signature irrévocable et infalsifiable
- Suivi et visualisation en temps réel
- Diminution de vos coûts administratifs
- Accélération des délais de validation et de signature
Côté collaborateurs
- Processus simplifié et rapide, accessible à distance
- Expérience utilisateur fluide, sur ordinateur et mobile
- Accès sécurisé et permanent aux documents signés
- Moins de déplacements et d’échanges physiques nécessaires
PME et ETI : Dématérialisez vos processus administratifs
Profitez de tous les avantages de la digitalisation de vos processus RH, de l’intégration de nouveaux collaborateurs avec la signature électronique pour vos contrats de travail, jusqu’au coffre sécurisé de vos salariés.
Votre entreprise bénéficie de tous les avantages liés à la mise en place d’une stratégie RH digitalisée et sécurisée.
PME et ETI : Dématérialisez et accélérez vos processus administratifs
La dématérialisation des processus RH est un enjeu majeur pour les PME et ETI souhaitant gagner en efficacité et en conformité.
La signature électronique RH, pleinement intégrée à votre SIRH, simplifie la validation des documents essentiels (contrats, avenants, attestations) tout en garantissant leur valeur juridique.
Grâce à l’automatisation des notifications et à l’enregistrement automatique des documents signés, vos démarches administratives sont accélérées, sécurisées et facilement traçables.
Une signature électronique RH conforme aux réglementations
Les solutions de signature électronique doivent respecter le règlement européen eIDAS, qui encadre la validité juridique des signatures numériques.
Il existe trois niveaux : simple, avancée et qualifiée, offrant des garanties croissantes sur l’identité du signataire et l’intégrité du document.
Pour une conformité optimale, il est important de choisir une solution qui utilise une authentification sécurisée (comme un code SMS) et génère automatiquement un certificat de preuve.
Archivage des documents RH dans un coffre-fort électronique
Une fois signés électroniquement, les documents RH peuvent être stockés automatiquement dans un coffre-fort électronique sécurisé, accessible à la fois par le salarié et l’entreprise. Ce type d’archivage garantit une conservation conforme aux exigences légales, facilite l’accès aux documents tout au long de la carrière du collaborateur, et contribue à la sécurisation et à la pérennité des données RH.
Certifié par l’AFNOR, le coffre-fort numérique de la solution Silae Dématérialisation garantit la traçabilité des informations et la conservation à valeur probatoire des documents.
Processus de signature électronique
Transmission du contrat et des coordonnées des signataires sur la plateforme
Réception d’un mail pour chaque signataire et d’un SMS pour une double authentification sécurisée
Suivi de l’avancement des signatures des contrats sur la plateforme
Envoi et classement automatique du contrat dans l’espace salarié
Comment choisir son module de signature électronique RH ?
Pour être pleinement efficace, un module de signature électronique RH doit répondre à plusieurs critères :
- Etre conforme au règlement eIDAS et permettre différents niveaux de signature selon les documents à traiter.
- Utiliser des méthodes d’authentification fiables : code SMS à usage unique (OTP), lien sécurisé, identification par e-mail ou authentification forte pour vérifier l’identité du signataire.
- S’intégrer facilement à votre environnement paie et RH pour couvrir l’ensemble des processus RH dématérialisés
- Proposer des fonctionnalités avancées : relance automatique, suivi des statuts de signature et archivage dans un coffre-fort numérique sécurisé.
- Offrir une expérience fluide et intuitive accessible depuis tout type de support (ordinateur, tablette, smartphone)
Concevons ensemble le SIRH qui vous correspond
Nous vous accompagnons dans le déploiement de logiciels SIRH comme Lucca et Staff&Go incluant des modules de signature électronique connectés à votre environnement paie et RH.
Notre équipe prend en charge l’intégration, le paramétrage, la formation et le support pour garantir une mise en œuvre fluide et durable.
Optez pour des signatures rapides
sans papier et juridiquement reconnues pour les documents de vos collaborateurs.
