Les indemnités kilométriques sont un sujet récurrent dans la gestion de la paie, notamment en ce qui concerne le remboursement des frais professionnels engagés par les salariés utilisant leur véhicule personnel. En 2025, ces remboursements suivent toujours les mêmes règles fiscales, avec un barème inchangé pour la troisième année consécutive.
Dans cet article, nous vous proposons un point complet pour bien comprendre les modalités de remboursement, sécuriser leur traitement en paie, et éviter les erreurs fréquemment relevées lors des contrôles URSSAF.
Qu’est-ce qu’une indemnité kilométrique ?
Les indemnités kilométriques permettent à l’employeur de rembourser à un salarié l’utilisation de son véhicule personnel dans le cadre de déplacements professionnels.
Elles couvrent :
- Le carburant
- L’usure du véhicule (entretien, assurance, amortissement)
- D’éventuels frais annexes, comme les pneumatiques
| 🔎 A noter : L’indemnité kilométrique est exonérée de cotisations sociales et n’est pas considéré comme un avantage en nature, tant qu’elle est bien liée à un usage professionnel qu’elle respecte le barème fiscal en vigueur. |
Quelles sont les conditions pour verser des indemnités kilométriques ?
Les indemnités kilométriques sont versées lorsque :
- les transports en commun ne desservent pas efficacement le domicile ou le lieu de travail ;
- les horaires de travail ne sont pas compatibles avec les transports publics (ex. : travail de nuit, horaires décalés).
Pour bénéficier des indemnités kilométriques, les salariés doivent impérativement fournir des justificatifs précis : nature du déplacement, nombre de kilomètres, et généralement une note de frais.
Traiter les indemnités kilométriques en paie : les bonnes pratiques
Pour que le remboursement soit exonéré de cotisations sociales, il doit être justifié et traité en paie de manière rigoureuse.
Étape 1 : Collecte des informations
Le salarié doit fournir :
- La puissance fiscale du véhicule utilisé
- La distance parcourue pour chaque déplacement professionnel
- Le détail des trajets (dates, lieux, objet de la mission)
- Une note de frais complète, avec justificatifs à l’appui
Étape 2 : Calcul de l’indemnité kilométrique
Pour calculer le montant de l’indemnité forfaitaire kilométrique, les entreprises doivent appliquer le barème fiscal correspondant, en fonction de la puissance du véhicule et des kilomètres effectués.
Par exemple, un salarié ayant parcouru 6 000 km avec un véhicule de 5 CV en 2025 aura droit à un remboursement calculé ainsi : 6 000 × 0,357 + 1 395 = 3 537 €
Étape 3 : Remboursement des indemnités kilométriques
- Intégrées au bulletin de paie ces indemnités apparaissent sur une ligne distincte.
- Elles peuvent être versées mensuellement, pour les déplacements récurrents ou ponctuellement, après validation d’une note de frais.
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Barème kilométrique 2025 : ce qu’il faut savoir
Le barème fiscal 2025 reste identique à celui de 2023 et 2024. Il n’a pas été revalorisé cette année encore, malgré l’inflation.
Il est déterminé selon :
- Le type de véhicule (voiture, moto, scooter)
- La puissance fiscale (CV)
- La distance parcourue à titre professionnel sur l’année
Voici le barème fiscal des indemnités kilométriques 2025 pour les voitures :
| Puissance fiscale | Jusqu’à 5 000 km | De 5 001 à 20 000 km | Au-delà de 20 000 km |
| 3 cv et moins | d × 0,529 | (d × 0,316) + 1 065 | d × 0,370 |
| 4 cv | d × 0,606 | (d × 0,340) + 1 330 | d × 0,407 |
| 5 cv | d × 0,636 | (d × 0,357) + 1 395 | d × 0,427 |
| 6 cv | d × 0,665 | (d × 0,374) + 1 457 | d × 0,447 |
| 7 cv et plus | d × 0,697 | (d × 0,394) + 1 515 | d × 0,470 |
Pour en savoir plus sur les barèmes des motos et cylindrés inférieure à 50cm3 : https://www.urssaf.fr/accueil/outils-documentation/taux-baremes/indemnites-kilometriques.html#ancre-moto
| 🔎A noter : Dans certains cas, les règles habituelles d’indemnisation peuvent être adaptées. Des exceptions existent en fonction du contexte professionnel. Par exemple, certaines conventions collectives prévoient des barèmes spécifiques ou des forfaits plus favorables pour les déplacements. Pour les salariés en zones rurales ou itinérants, les remboursements peuvent être plus fréquents ou plus élevés, à condition que chaque trajet soit bien justifié. Les voitures 100% électriques bénéficient d’une majoration de 20% sur le barème kilométrique. |
Conformité URSSAF : les points de vigilance à ne pas négliger
Un remboursement mal documenté peut être requalifié en avantage en nature, et donc soumis à cotisations.
En cas de contrôle :
L’URSSAF peut exiger plusieurs éléments pour vérifier la légitimité des remboursements kilométriques :
- Les déclarations détaillées de trajets
- Le justificatif de la puissance fiscale (carte grise)
- Le détail des calculs selon le barème fiscal
- Les documents internes encadrant le remboursement (note de frais, règlement)
❌Certaines erreurs sont fréquemment relevées et peuvent entraîner une requalification du remboursement en avantage en nature :
- Utiliser un forfait fixe, sans lien avec les kilomètres réellement parcourus
- Appliquer un barème erroné
- Ne pas conserver les justificatifs
- Rembourser les trajets domicile-travail, en dehors des cas autorisés
✅ Quelques conseils pour sécuriser vos processus :
- Mettre en place une procédure de déclaration claire
- Utiliser des modèles de notes de frais
- Archiver tous les justificatifs pendant au moins 3 ans
- Vérifier régulièrement la conformité des remboursements
L’Équipe GDLP
