Les effectifs à déclarer sur la DUE
I. L’utilité de la DUE
A l’occasion de l’embauche d’un nouveau salarié, il existe un « passage obligé » que l’on nomme DUE (Déclaration Unique d’Embauche).
En effet, le décret 98-252 du 01er avril 1998 oblige tout employeur (à l’exception des particuliers employeurs) à effectuer 7 formalités obligatoires.
Le fait d’établir la DUE (Déclaration Unique d’Embauche) permet de remplir toutes les obligations suivantes en une seule opération :
- 1) Déclaration nominative préalable à l’embauche (DPAE)
Article R1221-3
Article R1221-5 Créé par Décret n°2008-244 du 7 mars 2008 – art. (V)
- 2) Immatriculation employeur à l’URSSAF lors de la première embauche
Article R243-2
Cette formalité n’est à remplir que lorsque l’employeur recrute son premier salarié.
Il est alors affilié à l’URSSAF ou la MSA avec un numéro employeur.
- 3) Immatriculation salarié à l’URSSAF ou MSA
Article R312-4
Cette immatriculation au régime général s’effectue dans les 8 jours qui suivent l’embauche du salarié.
La CPAM (Caisse Primaire d’Assurance Maladie) immatricule l’assuré et lui remet ensuite une carte individuelle.
- 4) Demande affiliation à POLE EMPLOI pour l’embauche du premier salarié
Article R5422-5
Lors de l’embauche du premier salarié uniquement, l’employeur adresse un bordereau d’affiliation. Quelle que soit la date d’envoi de la déclaration, l’affiliation prend effet à la date d’embauche du salarié.
- 5) Demande adhésion médecine du travail
Article D4622-1
Cette formalité ne concerne que l’embauche du premier salarié, l’adhésion à u n service de médecine du travail est valable pour toutes les embauches ultérieures.
- 6) Déclaration salarié à la médecine du travail pour visite médicale obligatoire
Article R4624-10
Cela consiste en fait à faire une demande de visite médicale d’embauche.
Le Code du travail rappelle en effet que tout salarié recruté doit passer une visite médicale d’embauche au plus tard avant l’expiration de la période d’essai.
Les salariés soumis à une surveillance médicale renforcée (les enfants de moins de 18 ans par exemple) doivent passer la visite médicale AVANT l’embauche.
- 7) Liste des salariés embauchés pour le « pré établissement » de la DADS (Déclaration Annuelle des Données Sociales) sur support papier
Les articles concernés par cette obligation sont :
Articles R243-10 à R 243-16 et R 243-20
Tout employeur doit établir au plus tard le 31 janvier de chaque année la DADS pour l’année précédente.
La DUE est adresser à l’URSSAF qui communique ensuite tous les éléments aux organismes concernés (POLE EMPLOI, DDTE, etc.)
Elle est effectuée par les moyens suivants :
- Support télématique ou par EDI (échange de Données Informatiques) par le logiciel de paye ;
- Par Internet sur les sites (www.due.fr ou www.net-entreprises.fr);
- Par formulaire papier adressé à l’URSSAF.
II. La zone effectif :
Sur la DUE, figure une zone dans laquelle l’employeur doit déclarer l’effectif avant l’embauche du salarié concerné par la DUE.
Les services de l’URSSAF interrogés à ce sujet indiquent que :
« Vous devez noter le nombre de salariés inscrits dans votre entreprise, y compris ceux déclarés au moyen des nouveaux dispositifs Titre Emploi Service Entreprise et Chèque Emploi Associatif.
Si le gérant est salarié de l’entreprise, vous devez l’intégrer dans le décompte.
L’apprenti ne fait pas parti de l’effectif de l’entreprise »
Message mail des services de l’URSSAF de la Gironde en date du 01er juin 2010.
“…étant directeur du service de santé au travail qui a expérimenté la DUE, je voudrai vous signaler que l’URSSAF nous envoie les DUE au lendemain du jour de l’embauchage.
Il est dès lors impossible d’organiser la visite d’embauche avant l’embauchage pour les salariés placés sous surveillance médicale renforcée…”
