Les formes du bulletin de paie
La loi n°2009-526 du 12 mai 2009 de simplification et de clarification du droit et d’allégement des procédures a ouvert et rouvert de nombreux débats concernant la forme que doit prendre le bulletin de paie.
Il est temps de tordre le cou à certaines fausses idées qui circulent et qui compliquent l’application de ce devoir de l’employeur.
Cette formalité se situe aux articles L. 3243-1 à L. 3243-5 du code du travail et aux articles R. 3243-1 à R. 3243-6 du même code.
En premier lieu, il est important de rappeler que quelque soit le travail, la nature et le montant de la rémunération, il est impératif de fournir un bulletin de paie.
Ce bulletin n’a pas valeur de preuve quant au versement de l’intégralité du salaire puisque son acceptation sans protestation de l’employé ne vaut pas renonciation.
Chaque bulletin doit connaître un double conservé pendant cinq années au moins par l’employeur.
Cette conservation peut se faire sous forme dématérialisée (électronique).
I) Les mentions obligatoires
Le bulletin de salaire doit contenir impérativement certaines mentions :
- Le nom, l’adresse et le numéro d’immatriculation de l’employeur et la désignation de l’établissement dont dépend le salarié
- La référence de l’organisme auquel l’employeur verse les cotisations de sécurité sociale
- L’intitulé de la convention collective de branche applicable au salarié ou, à défaut, la référence au code du travail pour les dispositions relatives à la durée des congés payés du salarié et à la durée des délais de préavis en cas de cessation de la relation de travail
- Le nom, l’emploi et la position hiérarchique du salarié
- La période et le nombre d’heures de travail auxquels se rapporte le salaire en distinguant, s’il y a lieu, les heures payées au taux normal et celles qui comportent une majoration pour heures supplémentaires ou pour toute autre cause et en mentionnant le ou les taux appliqués aux heures correspondantes :
- a) La nature et le volume du forfait auquel se rapporte le salaire des salariés dont la rémunération est déterminée sur la base d’un forfait hebdomadaire ou mensuel en heures, d’un forfait annuel en heures ou en jours
- b) L’indication de la nature de la base de calcul du salaire lorsque, par exception, cette base de calcul n’est pas la durée du travail
- La nature et le montant des accessoires de salaire soumis aux cotisations salariales et patronales
- Le montant de la rémunération brute du salarié
- La nature et le montant de tous les ajouts et retenues réalisés sur la rémunération brute
- Le montant de la somme effectivement reçue par le salarié avec sa date de paiement
- Les dates de congé payés et le montant de l’indemnité correspondante, lorsqu’une période de congé annuel est comprise dans la période de paie considérée
- Le montant de la prise en charge des frais de transport public ou des frais de transports personnels
En outre, le bulletin doit comporter une mention incitant l’employé à conserver le bulletin de paie sans limitation de durée.
II) Ce qui est facultatif
La nature, le montant et le taux des cotisations et contributions patronales assises sur la rémunération brute peuvent être indiqués dans le bulletin de paie.
Si ces mentions ne sont portées au bulletin de paie, l’employeur devra fournir ces renseignements au moins une fois par an dans un récapitulatif. Cependant, il semble que, sur un plan pratique, cette solution soit plus difficile à mettre en œuvre. Il sera donc préférable d’indiquer systématiquement ces mentions sur chaque bulletin.
Dans le cas particulier des contrats de travail pour service rendu à domicile, les mentions concernant la position du salarié dans la classification conventionnelle qui lui est applicable, le montant de la rémunération brute du salarié, la nature et le montant des cotisations patronales de sécurité sociale assises sur cette rémunération brute ne sont pas obligatoires.
Là encore, rien d’obligatoire. Les dates et le montant de l’indemnité correspondante ne doivent être indiqués que s’ils sont pris pendant la période considérée.
Il en est de même pour les autres mentions d’usage non précédemment citées comme impératives.
III) Des mentions prohibées
Il est interdit de faire mention sur le bulletin de paie :
- de l’exercice du droit de grève
- de l’activité de représentation des salariés (La nature et le montant de la rémunération de l’activité de représentation figurent sur une fiche annexée au bulletin de paie)
IV) Y a-t-il des formalités supplémentaires ?
Le bulletin de paie est le plus souvent rédigé sur papier.
Une forme « dématérialisée » est aujourd’hui possible en produisant un bulletin de paie électronique.
A ce sujet: Paye dématérialisée : ce que l’on ne vous a pas dit
Il faut savoir que les textes ne prévoient pas d’autres formalités pour le bulletin de paie.
En effet, celui-ci n’a pas besoin d’être rédigé en couleur, il peut être manuscrit, imprimé sur n’importe quelle sorte de papier et la signature de l’employeur n’est pas nécessaire.
Rappelons en outre, que la Cour de cassation, dans un arrêt rendu le 24 novembre 1993 par la Chambre sociale (N° de pourvoi: 89-41331), a considéré qu’une photocopie d’un bulletin de salaire fourni par l’employeur avait la même validité qu’un « original » puisque les textes n’avaient aucune exigence en ce sens.
A ce sujet: Les formes du bulletins de paie
Ainsi, une photocopie d’un bulletin de paie peut tout à fait être envoyée par l’employeur si elle comporte toutes les indications légales.
V) Peut-on contester un bulletin de paie ?
L’employé qui a reçu un bulletin de paie sans protestation peut, dans un délai de cinq ans, le contester.
Si celui-ci constate une omission ou une erreur, il conserve son droit à réclamer un rappel de salaire.
A savoir, qu’un employeur ne pourra jamais se prévaloir d’avoir fait signer le bulletin par l’employé afin de faire admettre qu’il a accepté les sommes inscrites.
Le rappel de salaire doit suivre la procédure Prud’hommale habituelle en commençant par une phase amiable avant d’engager le contentieux.
VI) Que se passe-t-il en cas de non remise du bulletin de paie ?
Le fait de méconnaître les dispositions du code du travail relatives au bulletin de paie est puni de l’amende prévue pour les contraventions de la 3e classe. Le montant maximal de cette amende est de 450 euro.
A savoir, qu’il s’agit d’une amende par infraction constatée.
Antoine JUILLARD
Master II en Droit des contentieux
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